Passer au contenu

/ Faculté des études supérieures et postdoctorales

Rechercher

Cheminer en cotutelle de thèse

L’inscription

Il est primordial que le doctorant en cotutelle comprenne ses obligations en matière d’inscription et de versement des droits de scolarité à l’endroit des deux établissements auxquels il est rattaché. Les renseignements qui suivent s’appliquent à l’Université de Montréal. Le doctorant doit aussi s’informer des mécanismes régissant l’inscription et la facturation dans l’établissement partenaire de sa cotutelle.

L’inscription trimestrielle à l’UdeM — Le doctorant en cotutelle doit s’inscrire à temps complet, obligatoirement et simultanément, dans les deux établissements et demeurer inscrit, sans interruption, pendant toute la durée de son programme, c’est-à-dire jusqu’à ce qu’il obtienne son diplôme. À l’Université de Montréal, cette inscription est trimestrielle : elle se fait en septembre pour le trimestre d’automne, en janvier pour le trimestre d’hiver et en mai pour le trimestre d’été.  Dans la plupart des universités européennes, l’inscription vaut pour toute l’année universitaire. Le doctorant s’expose à toutes sortes de difficultés s’il ne maintient pas ce lien administratif essentiel ou s’il fragmente trop ses séjours.

Remarque : Il est très important que les doctorants étrangers qui passent leur première année de doctorat hors Québec s’assurent néanmoins d’être inscrits à l’Université de Montréal dès le trimestre mentionné sur leur lettre d’admission. À défaut de maintenir leur lien administratif avec l’Université de Montréal par ce processus d’inscription trimestrielle, le doctorant ne pourra obtenir les autorisations nécessaires pour entrer au Canada au moment où il voudra venir suivre sa formation à l’UdeM.

L’inscription et les droits de scolarité

Cette inscription trimestrielle obligatoire génère automatiquement une facture. L’étudiant est tenu de régler celle-ci, à moins qu’il fréquente l’université partenaire pendant le trimestre en question et demande une exemption de ses droits de scolarité et de ses frais afférents pour ce trimestre, en vertu des privilèges que lui confère sa cotutelle. Pour être valable, cette demande doit être faite dans les formes prescrites et les délais requis : ce processus est décrit ci-après sous Coût d’une cotutelle de thèse et Soutien financier aux cotutelles de thèses.

Les formalités d’entrée et de séjour à l’étranger

L’étudiant de l’UdeM trouvera toute l’information pour préparer son séjour à l’étranger sur le site de la Maison internationale.

L’étudiant étranger qui souhaite étudier à l’UdeM consultera pour sa part le site du Bureau des étudiants internationaux.

Vous avez déjà fait un séjour à l’étranger dans le cadre de vos études antérieures ? Attention, les procédures ne sont pas nécessairement les mêmes cette fois-ci, car vous êtes maintenant inscrit à un programme d’études dans chacun des deux pays.

Les activités de formation

Le doctorant doit s’assurer de réaliser les activités de formation prévues et approuvées dans sa convention de cotutelle. Lorsque certaines activités requises pour son cheminement à l’Université de Montréal sont réalisées dans l’établissement partenaire, l’étudiant doit demander et obtenir des équivalences afin que son dossier soit en règle. Pour ce faire, il doit s’informer à la technicienne responsable de son dossier dans son unité d’attache.

De manière générale, les activités de formation obligatoires (c’est-à-dire les cours, séminaires et ateliers, etc.) sont plus nombreuses à l’Université de Montréal que dans les établissements partenaires. Cela peut varier, cependant, d’un domaine de formation à l’autre. Le doctorant obtiendra des renseignements utiles auprès de ses directeurs de thèse et de son unité académique.

Remarque : L’examen de synthèse est une activité de formation et d’évaluation constitutive de tous les programmes de Ph.D. de l’Université de Montréal. Renseignez-vous auprès de votre directeur et auprès de votre unité d’attache.

Le passage du statut « temps plein » au statut « rédaction » à l’UdeM

Il s’agit de termes arbitraires désignant les deux statuts principaux attribués au doctorant au fil de son cheminement. Dans les faits, un étudiant peut commencer à rédiger sa thèse bien avant d’être officiellement en « rédaction », et il peut se consacrer entièrement à sa thèse même lorsqu’il n’est plus à « temps plein ». Les droits de scolarité qui se rattachent à ces deux statuts diffèrent substantiellement. C’est pourquoi il importe de comprendre sous quelles conditions le doctorant en cotutelle peut passer du statut « temps plein » au statut « rédaction » (voir à ce sujet les rubriques Coût d’une cotutelle de thèse et Soutien financier aux cotutelles de thèses).

Le dépôt de la thèse

Cette étape est importante parce qu’elle informe vos deux universités que vous terminez votre parcours. Vous déposez votre thèse aux fins de l’évaluation dans l’établissement où sa soutenance aura lieu, suivant les procédures prévues à cette fin. Cependant, vous devez aussi signaler ce dépôt à l’établissement partenaire, lequel enclenchera alors les procédures administratives requises pour permettre la formation du jury de thèse et vous fera parvenir tous les documents requis pour que la fin de votre parcours se déroule sans heurts. Votre travail scientifique est peut-être terminé à cette étape, mais les procédures administratives doivent suivre leur cours dans les deux institutions, puisque vous aspirez à un diplôme doublement reconnu.

À l’Université de Montréal, vous serez inscrit, après le dépôt de votre thèse, en « correction et évaluation de thèse » jusqu’à ce que vous ayez soutenu. Les frais liés à ce type d’inscription trimestrielle sont très peu élevés. Si vous êtes à l’étranger, vous devez continuer à les faire lever en produisant la Déclaration de séjour d’études hors Québec.

La formation du jury et la soutenance

Certes, les deux établissements que vous avez fréquentés se sont engagés à reconnaître une seule et même soutenance. Mais chacun possède ses propres critères pour choisir un jury et ses mécanismes pour assurer la légitimité de celui-ci. Assurez-vous d’être en dialogue avec vos deux directeurs pour ces étapes finales: votre jury est-il officiellement approuvé dans les deux établissements ? En assurant un suivi étroit de votre dossier à cette étape cruciale, vous éviterez bien des désagréments.

L’obtention du diplôme

Cette étape ultime vous demandera encore quelques démarches dans chaque établissement : l’université A ne vous décernera pas un diplôme parce que l’université B a cru bon de le faire. C’est à vous, avec le soutien de vos partenaires habituels et principalement de votre unité d’attache, de terminer les dernières procédures.

À l’Université de Montréal, des « frais d’émission du diplôme » seront portés à votre compte. Ce sont des frais administratifs peu élevés. Vous devrez les régler que vous soyez ici ou à l’étranger: aucune procédure ne permet de vous en exempter. En cas de facture impayée, l’Université de Montréal ne vous délivrera pas votre diplôme.