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/ Faculté des études supérieures et postdoctorales

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Coûts d’une cotutelle de thèse

Responsabilité du doctorant

Le doctorant qui s’engage dans une cotutelle doit s’assurer de disposer des ressources financières additionnelles liées aux séjours d’études à l’étranger prévus dans son cheminement et au dédoublement de certaines procédures administratives. Les sites Web de la Maison internationale et du Bureau des étudiants internationaux vous aideront à prévoir les frais relatifs à vos séjours. Chaque université vous renseignera sur les droits d’inscription et de scolarité ainsi que sur les frais afférents qu’elle exigera de vous à titre de doctorant en cotutelle.

Le financement partagé de la formation

France

Le principe général qui règle le financement d’une thèse en cotutelle pour l’Université de Montréal et l’établissement partenaire veut que le doctorant verse les droits d’inscription et de scolarité ainsi que les frais afférents seulement dans l’établissement où il est physiquement présent pour une période donnée, et qu’il obtienne alors l’exemption de ses droits dans l’autre établissement. De cette manière, les deux établissements qui partagent la responsabilité de la formation du doctorant partagent aussi les revenus nécessaires à cette formation

Remarque : En aucun cas, l’étudiant ne peut choisir de payer ses frais dans l’une ou l’autre université selon le montant de ceux-ci. Il paye ses frais de scolarité dans l’université où il séjourne physiquement.

À l’Université de Montréal, le coût d’un parcours doctoral normal (sans cotutelle) se calcule sur les bases suivantes: Six trimestres avec un statut « plein temps » ;

Puis, un nombre variable de trimestres avec un statut « rédaction », selon la durée totale du parcours du doctorant.

Pour se voir attribuer le statut « rédaction », avantageux parce qu’il entraîne des droits de scolarité réduits, le doctorant doit avoir terminé ses cours, les six trimestres requis, avoir réussi son examen de synthèse et rempli toute autre obligation liée au statut « plein temps » dans son programme d’études.

Le coût de ce parcours doctoral à l’UdeM peut être réduit pour le doctorant en cotutelle. Celui-ci doit suivre et défrayer minimalement trois trimestres « plein temps » (sur les 6 obligatoires habituellement exigés) à l’Université de Montréal. Ces trois trimestres prennent place, normalement, au cours des deux premières années de sa formation. Un trimestre en rédaction ne peut remplacer un trimestre à plein temps dans le calcul des trimestres requis car les droits exigés pour ce statut sont inférieurs. Ainsi, un doctorant en cotutelle ne peut passer au statut « rédaction » ni obtenir son diplôme avant d’avoir défrayé les coûts de ces trois trimestres « plein temps » à l’Université de Montréal.

À cette obligation financière minimale (trois trimestres « plein temps ») s’ajoute l’obligation de défrayer les droits rattachés à tout trimestre additionnel que le doctorant en cotutelle passera à l’Université de Montréal.

Hors France

Le développement des cotutelles hors-France a nécessité la mise en place de différents scénarios de financement sous le mode dégressif, partant d’un scénario à un autre si le précédent ne fonctionne pas.

S’appuyant généralement sur les mêmes principes de base que celui de la France (3 trimestres en présence minimale obligatoires à l’UdeM; paiement des frais à l’Université où l’étudiant est présent physiquement), ils divergent cependant selon plusieurs facteurs qu’il vaut mieux explorer avec le conseiller.

Exception au principe du financement partagé

Le principe du financement partagé de la formation, qui évite au doctorant de verser les droits de scolarité et les frais afférents simultanément dans les deux établissements auxquels il est attaché, souffre une exception qui tient, le cas échéant, à la dissemblance des périodes couvertes par les inscriptions dans les deux établissements. 

France

La France gère les inscriptions annuellement tandis que l’Université de Montréal le fait sur une base trimestrielle et procède donc à trois inscriptions successives pour une même année universitaire (septembre, janvier, mai).

Lorsque les périodes couvertes sont identiques ou s’équivalent par simple addition, le principe du financement partagé s’applique sans problème. L’étudiant qui passe une année universitaire (automne, hiver, été) en France, puis l’autre au Québec, pourra aisément faire lever ses droits de scolarité dans l’établissement qu’il ne fréquentera pas cette année-là.

Cependant, le doctorant qui change d’établissement au cours d’une même année universitaire (et passe, par exemple, le trimestre d’automne dans un établissement et le trimestre d’hiver dans l’autre) devra verser les droits annuels à l’université française et, à l’Université de Montréal, les droits requis pour le ou les trimestres concernés. Chaque établissement considère le doctorant présent au cours de la période touchée par l’inscription et il applique en conséquence ses règles de financement de la formation.

Des séjours morcelés augmentent donc le coût de la formation en cotutelle et il vaut mieux le savoir au moment de préparer le scénario prévisionnel requis dans la convention.

Hors-France

Pour les autres pays avec qui la cotutelle est envisagée, il faut également tenir compte du fonctionnement et de la gestion des frais de scolarité. Il vaut mieux s’en informer au plus tôt auprès du conseiller ou de son université étrangère afin de prévoir les séjours en conséquence et éviter toute possibilité de double facturation.

Comment faire lever vos droits de scolarité ?

Le doctorant inscrit à l’Université de Montréal est tenu de maintenir son dossier en règle avec la trésorerie et, par conséquent, de verser les droits de scolarité et les autres frais qui lui sont réclamés. Vous trouverez plus de détails sur cette obligation financière sur la page Payer ses études.

C’est en vertu d’un privilège que les étudiants en cotutelles se trouvant en séjour d’études à l’étranger peuvent demander à l’Université de Montréal de lever leurs droits de scolarité, sous certaines conditions et pour un certain nombre de trimestres. Ce n’est pas un droit absolu. Par ailleurs, ce privilège doit être activé par une démarche précise de l’étudiant, qu’il est tenu de faire en respectant un échéancier. Les étudiants qui ne fournissent pas les documents requis en temps voulu pour activer ce privilège seront tenus de verser à l’Université de Montréal les frais normalement exigés des étudiants présents à l’UdeM. Ces frais sont portés à leur compte automatiquement, au moment de l’inscription trimestrielle. Enfin, ce privilège ne peut être invoqué par les doctorants en cotutelles pour se soustraire à d’autres obligations financières liées à leur statut d’étudiant à l’UdeM, celles-ci devant être remplies en toute équité.

Remarque: L’Université de Montréal ne rembourse pas au doctorant, rétroactivement, des droits de scolarité perçus avant la déclaration officielle de sa cotutelle.

La procédure

Lorsque le doctorant passe un trimestre à l’étranger, il doit s’assurer que son inscription à l’UdeM s’effectue en bonne et due forme au début de chaque trimestre, dans le respect des délais prévus à cette fin. Pour ce faire, il achemine une Déclaration de séjour d’études hors Québec au conseiller, qui autorise son inscription à l’extérieur. Cette Déclaration doit être reçue au plus tard :

  • le 21 septembre, pour le trimestre d’automne;
  • le 21 janvier, pour le trimestre d’hiver;
  • le 21 mai, pour le trimestre d’été.

Lorsque le doctorant passe un trimestre à l’Université de Montréal, il verse les droits de scolarité habituellement requis suivant son statut et pour ce trimestre donné (« plein temps », « rédaction », « correction/évaluation »). Il doit s’assurer de fournir à l’université partenaire les documents requis pour obtenir l’exemption des droits à verser dans cette université.

Le coût d’une inscription trimestrielle à l’UdeM

Ce coût varie suivant votre statut au Québec : êtes-vous Québécois, résident permanent du Canada, étudiant français, étudiant étranger ?

Il varie également suivant le statut qui vous est attribué par l’UdeM au fil des étapes de votre cheminement doctoral : êtes-vous à « plein temps » (les deux premières années, davantage si requis), en « rédaction » (par la suite et jusqu’au dépôt de votre thèse), en « évaluation/correction de thèse » ?

La somme portée à votre compte lors d’une inscription trimestrielle comprend normalement :

  • des droits de scolarité;
  • des frais afférents obligatoires;
  • des frais afférents annulables par le doctorant lui-même à certaines conditions;
  • des frais d’assurance;
  • s’il y a lieu, des intérêts sur les soldes impayés.

Pour de plus amples détails ou pour estimer la somme qui sera portée à votre compte, rendez-vous sur la page Payer vos études du guichet étudiant.

Les assurances

Des assurances sont facturées automatiquement, lors de l’inscription trimestrielle, à tous les étudiants québécois et étrangers. Les étudiants français bénéficient de la protection gouvernementale offerte aux étudiants québécois et leur facture d’assurance est donc réduite en conséquence.

Lorsque vous êtes à l’étranger, vous pouvez faire annuler votre couverture d’assurance. Pour les étudiants internationaux, la procédure d’annulation des assurances est incluse dans la procédure pour lever les droits de scolarité et les dates d’échéance sont les mêmes : si l’étudiant ne fournit pas sa Déclaration de séjour d’études hors Québec avant la date limite précisée ci-dessus, ses assurances ne pourront être annulées et l’étudiant devra les régler avant la prochaine inscription trimestrielle.

Pour les étudiants québécois, la procédure d’annulation se fait directement auprès de l’assureur. Plusieurs étudiants jugent cependant préférable de conserver cette couverture d’assurance pendant leur séjour à l’étranger.

Tous les détails sur les coûts d’assurance et sur les procédures d’annulation de l’assurance pour les étudiants québécois sont disponibles sur la page Payer vos études du guichet étudiant; les sites Web de la Maison internationale et du Bureau des étudiants étrangers offrent un complément d’information utile et des renseignements personnalisés si vous avez des questions plus précises sur les assurances.

La soutenance

Des ressources financières suffisantes doivent être prévues par le doctorant et par toutes les parties concernées (directeurs, unités d’attache, universités) pour couvrir les frais liés à la soutenance et aux déplacements qu’entraîne la constitution d’un jury de cotutelle de thèse. Ces obligations doivent être examinées dès l’inscription en cotutelle pour que la dernière étape du processus ne se trouve pas mise à risque. 

Le doctorant déboursera les sommes habituelles pour le dépôt de sa thèse dans l’établissement où sa soutenance aura lieu (reproduction, assemblage, acheminement si nécessaire). Il devra  aussi déposer un certain nombre d’exemplaires dans l’établissement partenaire ; les procédures encadrant ce second dépôt ainsi que les coûts qui s’y rattachent varient d’un établissement à l’autre.