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/ Faculté des études supérieures et postdoctorales

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Établir la cotutelle de thèse

Deux admissions, une convention

Le futur doctorant qui souhaite réaliser sa thèse en cotutelle doit faire trois démarches en parallèle : se faire admettre dans les deux universités et compléter une convention de cotutelle de thèse. La cotutelle devient effective quand chacune de ces trois démarches s’est conclue avec succès.

À l’Université de Montréal, l’étudiant doit déposer une demande d’admission au programme de doctorat souhaité et être admis par décision conjointe de son département et de sa faculté. Le candidat doit indiquer sur cette demande, dans la zone de commentaires, son intention de faire une cotutelle, et préciser si possible l’université partenaire. À ce stade, cette déclaration d’intention n’engage ni le candidat, ni l’Université de Montréal relativement à la formule de la cotutelle. Le processus d’admission et d’évaluation de la candidature est le même pour tous les étudiants, qu’ils aient ou non le projet de faire une cotutelle.

Dans l’université partenaire, l’étudiant doit également s’informer des procédures à suivre pour être admis au programme de son choix et pour déclarer sa cotutelle de thèse.

Avec les deux directeurs de thèse pressentis, l’étudiant doit développer son projet de cheminement en cotutelle. Ce projet prendra la forme d’une convention qui, une fois approuvée par les deux établissements concernés, permettra à l’étudiant d’être officiellement déclaré en cotutelle de thèse dans les deux établissements et de jouir des privilèges rattachés à ce statut.

Les délais acceptables — Ces trois démarches s’effectuent parallèlement. Dans les faits, un certain décalage se produit souvent entre le moment où le doctorant est admis dans une première institution et le moment où sa convention est bel et bien signée et déclarée dans les deux institutions. Quelles que soient ses causes, ce décalage doit être maintenu au minimum : idéalement, l’admission devrait se faire simultanément, c’est-à-dire pour le même trimestre, dans les deux établissements, et la cotutelle devrait être déclarée au cours du premier trimestre du doctorat.

L’Université de Montréal accepte un décalage d’un an maximum entre la date d’inscription en 1ere année de doctorat en France et la date d’admission à l’UdeM.

La convention de cotutelle de thèse

La convention de cotutelle de thèse précise les exigences pédagogiques du programme d’études du doctorant ainsi qu’un certain nombre de conditions garantes du bon déroulement de la cotutelle.

Quel modèle de convention — L’Université de Montréal propose des modèles de conventions pour les établissements avec lesquels elle dispose d’une entente relative aux cotutelles de thèses.

France

Pour tous les établissements français, l’UdeM utilise une même convention développée à la suite de l’entente de cotutelles de thèses établie, en 1996, entre la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CRÉPUQ) et deux partenaires français, la Conférence des présidents d’université (CPU) et la Conférence des directeurs d’écoles et de formations d’ingénieurs (CDEFI) de France. Ce modèle de convention est accepté tel quel par un grand nombre d’universités françaises.

Certaines universités françaises souhaitent utiliser leur propre convention de cotutelle. Comme ces conventions sont souvent conçues pour des cotutelles impliquant d’autres établissements français ou européens, il se peut que le cadre qu’elles proposent s’applique mal au modèle de gestion nord-américain en usage à Université de Montréal, notamment en ce qui concerne le versement des droits de scolarité et le cheminement pédagogique, deux points essentiels. Certaines de ces conventions exigent donc des modifications importantes avant de pouvoir être signées par toutes les parties.

Pour cette raison, il conviendrait de vérifier si la convention proposée par l’UdeM peut être acceptée par l’établissement français.

Autres pays

Pour les universités des autres pays avec qui la cotutelle est possible il est fortement recommandé d'utiliser les formulaires et les ententes proposées par l'UdeM.

Remarque: Toute modification à la convention proposée par un doctorant ou une université partenaire devra être approuvée par l’unité d’attache et par la faculté de l’étudiant de même que par la FESP de l’Université de Montréal : ainsi, il vaut mieux faire vérifier par le conseiller le texte modifié avant d’entamer le processus de signature.

Quelques éléments clés de votre convention — La convention vise à informer et à  protéger toutes les parties, mais elle leur fixe également des obligations. Assurez-vous de bien comprendre celles qui vous concernent.

Les séjours dans chaque établissement — Vous devez préciser dans votre convention, après discussion avec vos deux directeurs, le scénario de votre cheminement doctoral en indiquant les activités de formation prévues ainsi que l’établissement où elles auront lieu. Certes, ce scénario est prévisionnel et vous pouvez le modifier en cours de route. Cependant, vous avez tout intérêt à en établir une bonne première version, qui prenne en compte l’ensemble de vos obligations à l’endroit de chaque établissement : il est préférable de ne pas découvrir celles-ci chemin faisant… Par la suite, si vous voulez modifier ce scénario, assurez-vous d’obtenir l’aval de toutes les personnes responsables de votre cheminement en cotutelle.

Un tableau-repère téléchargeable des différentes étapes et formalités est mis à la disposition de l'étudiant qui désire mettre en place une cotutelle.

Les principes qui devront guider l’élaboration de votre cheminement académique sont les suivants :

  • Une expérience de formation enrichie

    Si vous vous engagez dans une cotutelle de thèse, c’est pour bénéficier de l’apport des deux milieux de recherche et de formation supérieure choisis. Vous devez, par conséquent, vous immerger dans chacun de ces deux milieux. Le choix de vos périodes de séjour dans chaque établissement doit d’abord se faire en fonction de cet objectif : quelles périodes et quelles modalités vous permettront d’optimiser les retombées de votre expérience dans chaque établissement ? Suivrez-vous des cours, travaillerez-vous dans un laboratoire, vous joindrez-vous à un groupe de recherche ? Les pistes varieront suivant les domaines, mais rappelez-vous qu’une cotutelle ne peut se limiter à une codirection combinée à un séjour personnel de recherche (par exemple, des consultations d’archives et du travail de bibliothèque).

  • La durée et la continuité des séjours

    Vous devez passer, minimalement, l’équivalent d’une année (3 trimestres à l’UdeM dans les 2 premières années du doctorat) dans chaque établissement. La formule la plus simple et la plus souvent employée prévoit un cheminement séquentiel : une année dans une institution, une année dans l’autre (cette formule minimise le nombre de déplacements, permet d’ajuster des calendriers académiques un peu décalés et, dans plusieurs cas, facilite les déclarations de séjour et le règlement des frais de scolarité).

    D’autres scénarios peuvent cependant être envisagés si votre expérience de formation le requiert ou le permet.

  • L’examen de synthèse

    Cet examen est constitutif de tous les programmes de doctorat à l’Université de Montréal. Le doctorant doit le réussir au plus tard au cours du sixième trimestre après sa première inscription. Certains programmes, cependant, prévoient un calendrier différent pour leur examen de synthèse : il est donc important de bien connaître les pratiques locales en la matière. Le doctorant ne peut accéder au statut « rédaction » avant d’avoir réussi cet examen. Il doit établir avec ses directeurs de thèse le moment opportun pour franchir cette importante étape de formation. Si ce moment coïncide avec un séjour d’études hors Québec, il faudra prévoir un aller-retour ou un soutien technologique permettant de procéder à distance (par exemple, un examen en visioconférence).

    Pour de plus amples détails sur l’examen de synthèse, voir le règlement pédagogique de la Faculté des études supérieures et postdoctorales.

  • Les obligations financières

    Le scénario de vos séjours dans chaque établissement a des répercussions sur le coût total de votre cheminement en cotutelle. Les pages Coût d’une cotutelle et Soutien financier vous éclaireront sur ce point.

  • La soutenance

    La soutenance de la thèse en cotutelle est unique et reconnue par les deux établissements. Vous devez indiquer dans votre convention le lieu choisi pour cette ultime étape de votre parcours.

    Les formalités et les rituels entourant la soutenance de thèse varient d’un pays à l’autre. Le doctorant en cotutelle doit donc s’informer auprès de ses directeurs de recherche afin de choisir la formule qui sert le mieux ses intérêts.

    Les doctorants français qui souhaiteraient faire carrière en France après avoir soutenu leur thèse au Québec doivent s’assurer que le rapport de leur soutenance pourra être fait et traité selon les normes françaises.

    Les doctorants québécois doivent enfin savoir que certaines universités françaises exigent la participation de deux examinateurs externes sur le jury de thèse.

  • La protection sociale

    La convention de cotutelle requiert que le doctorant soit protégé par une assurance-maladie et une assurance-responsabilité civile, qu’il soit à l’Université de Montréal ou à l’étranger.

    Les étudiants québécois en séjour d’études en France ainsi que les étudiants français en séjour d’études au Québec sont couverts par le Protocole d’entente entre le gouvernement du Québec et le gouvernement de la République française relatif à la protection sociale des étudiants. C’est ce protocole qu’il faut mentionner dans votre convention de cotutelle, après avoir vérifié que rien ne vous exclut de cette protection.

    Pour toute question concernant les assurances, les étudiants québécois s’adresseront à la Maison internationale et les étudiants étrangers, au Bureau des étudiants internationaux.

Les signatures

Votre convention de cotutelle devra porter votre signature ainsi que les signatures suivantes, pour chacune des deux universités :

  • Vos directeurs de thèse, qui approuvent le détail de votre cheminement doctoral et se portent garants de votre encadrement;
  • L’autorité académique (c’est-à-dire le directeur ou le responsable des études supérieures de votre unité d’attache, dont le 
    vis-à-vis est, le plus souvent, en France, le directeur/responsable de l’école doctorale), qui compare votre cheminement en cotutelle au cheminement normal des doctorants dans votre domaine afin d’en confirmer la qualité et la conformité;
  • Les représentants institutionnels, soit le doyen de la Faculté des études supérieures et postdoctorales, pour l’Université de Montréal, et le Président de l’université partenaire, pour la France (ou leur vis-à-vis pour les autres pays), qui ont autorité pour engager leur établissement dans la réalisation d’une cotutelle.

Au terme du processus, un original sera retourné à chaque signataire. Pour obtenir la signature du doyen de la FESP à l’Université de Montréal, les copies doivent être envoyées à l’attention de la conseillère.